Il était une fois dans une galaxie lointaine, très lointaine… enfin… lundi 11 avril dans une salle du Quai des Savoirs pour être tout à fait exacte, le conseil Jedi de Science Animation siégeait pour son habituelle assemblée.
C’est alors que Maître Yo-Langot annonça l’objet de sa dernière trouvaille. “Une mission, relever, nous devons. Organiser un événement dans le hall du Quai des Savoirs à l’occasion de la célèbration May the 4th, tenter, nous allons ! “
Jolie accroche pour attirer de nouveaux publics surtout qu’il s’agira du premier évènement organisé dans le hall du Quai des Savoirs depuis son inauguration ! La Presssssioooonnnn …
Avant d’aller plus loin… la minute débrief : May the 4th est une célébration internationale organisée chaque année et directement inspirée du célèbre slogan de la saga Star Wars : « May the force be with you » (« Que la force soit avec toi »).
Reprenons. Un silence palpable envahit alors le conseil. Maître Yo-Langot semblait attendre une forme de réaction… C’est alors que prise d’un enthousiasme et d’une motivation sans pareille, je me portais volontaire pour relever cette mission. Profitons du conseil pour constituer la coalition de Jedi qui rallieront la mission.
Maître Marie R2D2 Roulhac de Rochebrune, négociatrice hors pair auprès de la licence Disney, à la Force d’optimisme phénoménale (et il nous en aura fallu).
Maître Julie Kempf-Walker, as du sabre laser et de la gestion de projet en tout genre.
Maître Aud-Rey Renaud, graphiste et scénographe dotée d’une excellente intuition créative.
Maître Richi-Kenobi, fin stratège en logistique événementiel
Maître Grycan-tine, chasseur de prime spécial chercheurs
Maître Lio-Ren Delteil, magouilleur expérimenté
Maître Steph-Han Solo, dresseur de BB8
Et moi-même, Maître Morgane. Et je ne vais pas commencer à parler de moi à la troisième personne, mais nous pouvons dire que le sens de l’organisation et la motivation me caractérisent le plus (dans le cadre de cette mission, j’entends !)
Bon, trois semaines nous séparent alors de la date fatidique, c’est court, mais comme le dit si bien notre vénérable Maître Yo-Langot, “Dans le rush, le mieux, nous travaillons ! ”. Huuuummmhhh ?! Nous verrons bien si ses prédictions étaient justes… Nous passons donc en mode vitesse lumière, quelque peu stressés, mais surtout ultra motivés, de toute évidence la Force était avec nous !
Bataillon au complet … Par où commencer ? Remettons les choses en place
Quoi ? Un événement autour d’animations gratuites avec comme fil conducteur la saga Star Wars passée sous la loupe des scientifiques.
Où ? Dans le hall du Quai des Savoirs.
Pour qui ? TOUT LE MONDE, fans ou non de la saga !
Quand ? L’après-midi du 4 mai 2016.
Pourquoi ? Pour attirer de nouveaux publics et leur faire découvrir le Quai des Savoirs.
Comment ? En utilisant les pouvoirs de la Force des Jedi de Science Animation !!
Il est temps de décoller. Nom de code : La science contre-attaque au Quai des Savoirs !
Phase de décollage : recrutement de la garnison
Des sciences dans Star Wars ? Ah bon ? C’est pas de la science-fiction ? Nous avons grand besoin de nous mettre à jour ! Et c’est là que fort heureusement pour nous un certain Roland LeHoucq, astrophysicien de son métier, fait son apparition, ou plus exactement le livre qu’il a si brillamment écrit et intitulé : “Faire des sciences avec Star Wars”. OUFFF !!! Nous y voyons plus clair. La saga se base sur des thèmes scientifiques que nous allons pouvoir utiliser pour trouver des animations. Le but étant de trouver des chercheurs et médiateurs pouvant rejoindre notre escadron de choc !
Curieux et/ou suspicieux quand au fait que l’on puisse bel et bien traiter de sujets véritablement scientifiques grâce à Star Wars, je vous laisse aller consulter le livre gratuitement téléchargeable via ce lien.
Bien, ces champs scientifiques restent assez larges et comme nous le rappelle Maître Yo-Langot “Bonnes relations avec les chercheurs, nous entretenons”. Il ne devrait donc pas y avoir trop de difficulté à trouver des spécialistes en la matière. C’est à ce stade là que notre alliance de Jedi devra utiliser la persuasion de la Force pour convaincre, et ce dans les plus brefs délais.
Et les animations dans tout ça ?
Rappelons-nous les préceptes de Maître Yo- Langot : “Dans le hall du Quai des Savoirs, susciter la curiosité autour des sciences nous devrons”. Et oui, c’est bien dans ce but que cet événement est organisé, et non juste à une fin simplement ludique.
Après maintes modifications, confirmations et questionnements, nous établissons grâce à l’aide précieuse de Maître Grycan-tine, Maître Steph-Han Solo et Maître Richi-Kenobi, le programme d’animation suivant :
> Une animation avec les robots pédagogiques Poppy et son confrère Jarvis, sosie de R2D2, pour évoquer les concepts de la robotique. Mais également des jeux/défis avec les robots Sphero et la version miniature de BB8 ou encore le robot HRP-2 en réalité augmentée.
> Un atelier sur le système solaire ainsi qu’une véritable exploration spatiale grâce aux masques de réalité virtuelle Oculus Rift.
> Une démonstration d’impression 3D autour des éléments de la saga.
> Un atelier sur la supraconductivité rappelant le principe de lévitation.
> Sans oublier la thématique du Laser avec la harpe laser et des expérimentations.
> Enfin, une conférence sur la thématique des sciences dans la science-fiction au Café du Quai.
Pour agrémenter le tout, des fans costumés issus des associations internationales officielles The rebel Légions French Base et la 501st légion ont gentiment accepté de rejoindre notre armada, sous le commandement de leur vice-présidente Albane P-Leia. Stormtroopers, Jedi, Kylo Ren et Princesse Amidala feront donc partie de notre garnison et embarqueront avec eux, pancartes et autres bannières qui nous permettront de scénographier le hall !
Déjà un de prêt !! #MayThe4thBeWithYou #QDS #BB8 pic.twitter.com/Zt9EH1mdGz
— Science Animation (@ScienceAnim) 4 mai 2016
Bon, nous y voilà… Un programme plus ou moins définitif, à peu près bien ficelé. Il nous reste 12 jours. Continuons notre épopée !!
Première halte : la planète communication
Notre garnison au grand complet, il va nous falloir jouer de notre grande créativité pour établir une stratégie et des supports de communication au plus vite. Mais avant de commencer quoi que ce soit, une problématique de taille se pose à nous. Comme tout bien commercial, l’image de Star Wars dont la licence appartient à Disney ne peut pas être utilisée librement. Quelques coups de téléphone et échanges de mails avec les responsables Disney de la franchise Star Wars nous plongent rapidement dans une profonde désillusion.
RIEN, c’est tout ce que nous avons l’autorisation d’utiliser pour communiquer sur notre évènement…Les délais étant trop courts pour réaliser une demande officielle en bonne et due forme… GRrrrr!!! Quelle frustration !!!! Et surtout, comment allons nous pouvoir communiquer sur notre événement sans faire aucune référence à la saga… Ne désespérant jamais, nous tentons notre chance directement auprès de la Licence LucasFilms (aux States, yeah !) sous les conseils de la Rebel Legion. En effet, cette organisation de fans possède les autorisations officielles et reste très souvent en lien avec les plus hautes instances de la saga.
Après quelques échanges réalisés entre notre négociatrice Maître Marie R2D2 et le contact chez Lucas Films, notre épopée pris une nouvelle tournure ! Nous apprenons que notre événement n’étant ni officiel, ni à but lucratif, la licence LucasFilms nous autorise à utiliser un kit de communication exclusif !
HALLELUIA !!! Ce kit exhaustif va nous permettre de réaliser des supports de communication pertinents. Nous avons même l’autorisation d’utiliser le logo officiel “May the 4th”, version française en prime. Ne soyons pas trop hâtifs néanmoins, tout reste à faire. Profitons de l’infini possibilité que nous offre l’univers de Star Wars et des précieux conseils des Maître Aud-Rey Bardon et Maître Jessica-R Binks pour tester de nouvelles idées de com.
Maître Aud-Rey Renaud graphiste prend les commandes
“Un visuel de communication, besoin, nous avons !!” Et c’est au cours d’un brainstorming que les idées viennent… Star Wars, une saga, des héros, des péripéties… il nous faut un personnage central qui se fonde bien dans l’univers graphique de la saga, mais qui soit aussi en lien avec notre thématique sur les sciences.
C’est tapi dans l’ombre que ce personnage attendait patiemment notre venue, lui aussi rêvant de faire partie de l’aventure. Maître Poppy Wan Kenobi lui-même aura donc l’immense privilège d’être la star de cette journée.
Séance photo oblige, Poppy aura pour l’occasion sorti ses plus beaux atours… Retouches, ajustements, vérifications, Maître Aud-Rey Renaud touche au but.. Le visuel créé, validé, certifié conforme par la licence LucasFilms, est finalement dupliqué en différents supports (affiches, flyers, bannières, communiqué de presse)
Le @QuaiDesSavoirs se tient prêt pour #MayThe4th grâce à @ScienceAnim. On vous attend déguisés et nombreux ! RDV 14h pic.twitter.com/PfusjEuTSB
— Quai Des Savoirs (@QuaiDesSavoirs) 4 mai 2016
Il ne nous reste plus qu’à l’utiliser. Mais comment ?
Plan de bataille
Première étape : essayons donc de toucher directement ces communautés de fans et de geeks en les contactant par le biais de groupes Facebook, forums et autres blogs.
“Le maximum de visiteurs, faire venir, vous devrez essayer”.
Récapitulons :
Nos bases de commandement : Facebook, Twitter et Gmail
Nos armes : affiches, flyers, communiqué de presse, page événement, tweets, kit com de Lucas Films
Nos alliés : La Rebel Légion et leur réseau, les organisateurs du Toulouse Game Show, le directeur de l’agence Edge entertainment, LucasFilms d’un côté. Les partenaires scientifiques de l’autre.
Notre stratégie :
> Toucher les communautés de fans et de geek en créant un événement sur Facebook et agrémenter régulièrement cette page en teaser jusqu’au jour J.
> Tester la publicité sur une publication Facebook. Pour ceci, nous choisirons une audience en lien avec notre cible, un budget, une durée et un choix de Personnes atteintes estimées.
> Poster jour après jour des messages teasing en utilisant BEAUCOUP d’images mais aussi de GIFs (et nous avons eu l’embarras du choix pour cela, à croire qu’il y a autant d’étoiles dans l’univers que de Gifs sur Star Wars).
> Se faire remarquer par la presse locale en n’oubliant pas de relancer.
> Utiliser le kit com de Lucas Films pour créer des supports originaux à utiliser lors de l’événement : tee shirt pour l’équipe, stickers pour un marquage au sol, papertoys pour décorer, etc.
A vos #Sphero, prêt , partez! Défiez #vador & #stormtrooper avc #sphero le 04/05 #maytheforthbewithyou #QDS #gaming pic.twitter.com/mr6mxXpMUO
— Science Animation (@ScienceAnim) 29 avril 2016
> Diffuser l’événement sur les agendas de la région.
> Proposer quelques affiches et flyers à des endroits ciblés. Geek store, boutiques Warhammer, Festival de jeux ou encore Game Workshop qui pourraient avoir des publics interréssés par notre événément.
Bombardement…
Une semaine, c’est court mais suffisamment pour diffuser massivement d’autant plus que nous avions bien préparé le terrain d’invasion grâce à un retroplanning de publication détaillé. Au bout de quelques jours, d’importants retours se font déjà sentir… Grande fierté d’avoir été cité dans la matinale de plusieurs grandes radios la vieille de l’événement 🙂 🙂 🙂 Les cibles seront-elles atteintes ? Nous ne le saurons qu’au terme de notre mission.
Lundi 2 mai… Atterrissage imminent
C’est bel et bien dans ces derniers instants que l’organisation événementielle devient encore plus palpitante. Je parle de la phase logistique bien sûr !!
Pour assurer un bon atterrissage, un plan d’implantation devra être réalisé en conformité avec les normes de sécurité exigées par un établissement tel que le Quai. C’est Maître Richi-Kenobi aidé de son sabre SketchUp qui s’affaira à cette tâche, ô combien fastidieuse.
Mais également à établir un plan de bataille avec les rôles de chacun et toutes les informations nécessaires sur chaque animation pour l’ensemble de l’équipe.
Enfin, je tiens à vous donner quelques astuces et/ou idées logistiques qui m’ont été enseigné par des jedis experts en la matière : Maître Richi-Kenobi et Maître Lio-Ren Delteil 🙂
- Inventaire matériel : Par types d’animation en différenciant les besoins électriques, mobiliers, informatiques, etc.
- Matricule de l’ensemble des troupes : N’oubliez jamais d’élaborer une liste précise de l’ensemble de vos intervenants avec numéros de téléphone, affectations, etc.
- Préparer un briefing papier pour vos troupes : OBLIGATOIRE et n’oubliez pas d’y renseigner votre numéro au cas où.
- Lors de la phase de montage, pour économisez vos forces, ne négligez surtout pas l’utilisation de diables et autres transpallettes… Tout le monde n’a pas le luxe de se faire aider d’un Chewbacca!
Mercredi 4 Mai, 14h… Atterrissage de la mission La Science contre-attaque
Une joyeuse effervescence s’empare du Quai. Le public est au rendez-vous, et même déguisé pour les plus passionnés. Tweets et photos autour des animations et de la Rebel Légion se propagent… 900 visiteurs auront fait le déplacement pour célébrer May the 4th au travers des sciences, et par la même occasion, découvrir le Quai des Savoirs.
Maître Yoda initie ses premiers jeunes padawan!! #lasciencecontreattaque #maythe4thbewithyou #qds https://t.co/rulIcERG36
— Science Animation (@ScienceAnim) 4 mai 2016
18h30… Le bilan
Quelques peu éreintés, nous prenons conscience du travail accompli pour mener à bien cette mission éclair.
Remerciements faits à tous les membres de cette coalition qui auront permis cette réussite, nous attendons impatiemment la réaction de notre vénérable Maître Yo-Langot. Le verdict tombe “Mémorable, cette journée, fût” !!!!
Fin de journée #MayThe4thBeWithYou au #QdS 900 personnes dans l’après midi 🙂 top rdv l’an prochain ! pic.twitter.com/EOuaFZmWj1
— Johan LANGOT (@JohanLANGOT) 4 mai 2016
A l’année prochaine pour une nouvelle mission, et en attendant, je me permets de donner à mon tour un enseignement Jedi. “L’amusement est le chemin vers le côté glorieux de la Force ! N’oubliez donc pas de prendre plaisir !”
Bonus : le top 3 du bétisier
3. Même pas peur !
L’alliance Rebelle vaincra au @QuaiDesSavoirs pour #MayThe4th #StarWarsDay #QDS pic.twitter.com/LXlP5TUYLQ
— Science Animation (@ScienceAnim) 4 mai 2016
2. La Force s’empare aussi des imprimantes 3D 🙂
Le côté obscur de la force prépare son invasion !! Rdv le 04/05 au @Quaidessavoirs pour #MayTheForceBeWithY… https://t.co/t9WcFuV1pP
— Science Animation (@ScienceAnim) 2 mai 2016
1. Ne vous fiez pas aux apparences, ce membre de l’équipe organisatrice n’a encore jamais vu la célèbre saga !! Et oui, tout est possible !
L’opé #starwars au @QuaiDesSavoirs c’est aussi grâce à l’équipe de @ScienceAnim! pic.twitter.com/t3sc0JtdOf
— Richard Fuentes (@RFuentes_SA) 4 mai 2016
